Geschäftsordnung

Geschäftsordnung des Vorstandes

Präambel

Der geschäftsführende Vorstand ist für die ordnungsgemäße Geschäftsführung auf der Grundlage der Beschlüsse der Mitgliederversammlung verantwortlich. Hierzu bedarf es Anordnungen, um eine möglichst reibungslose Organisation und Kommunikation innerhalb des Vorstandes zu gewährleisten. Die Geschäftsordnung ist ferner dazu gedacht, eine Aufgabenverteilung auf die Funktionsträger zu ermöglichen.

Die nachfolgend gewählten Amtsbezeichnungen gelten selbstverständlich für weibliche und männliche Personen. Die Wortwahl spricht Frauen und Männer gleichermaßen an, ist kurz frei von Klammern und Schrägstrichen.

Regelungen

I. Satzungsgemäß werden die Sitzungen der Organe des TUS Tholey vom Vorstand einberufen. Sofern der 1. Vorsitzende die schriftlichen Einladungen nicht selbst erstellt, beauftragt er den Schriftführer mit dem notwendigen Schriftverkehr. Im Verhinderungsfall übernimmt der 2. Vorsitzende diese Aufgabe. Der Termin der nächsten Vorstandssitzung wird in der Regel in der aktuellen Sitzung festgelegt.

II. Schriftverkehr des geschäftsführenden Vorstandes ist dem Vorstand spätestens in der nächsten Vorstandssitzung zur Kenntnisnahme zu geben. Hat der Schriftverkehr als Inhalt den Verantwortungsbereich eines Mitglieds des Vorstandes, ist dieser hiervon in Kenntnis zusetzen. Bei Unstimmigkeiten über Inhalt und Form des Schriftverkehrs entscheidet letztendlich der geschäftsführende Vorstand nach Erörterung darüber.

III. Eine Haftung des Vereins bzw. seiner Mitglieder für Fahrlässigkeit des Vorstandes oder einzelner Vorstandsmitglieder ist ausgeschlossen.

IV. Aufgabenverteilung innerhalb des Vorstandes bzw. Gesamtvorstandes (Präsidium):

a) Der 1. Vorsitzende vertritt den Verein gegenüber Institutionen und der Öffentlichkeit, spricht für den Vorstand, beruft frist- und formgerecht Versammlungen des Vorstandes und des geschäftsführenden Vorstandes  ein und leitet diese; leitet Beschlüsse und Entscheidungen an die Betreffenden weiter, genehmigt Haushaltsmittel im Rahmen des Haushaltsplanes; weist nach Prüfung von Rechnungen, Forderungen und Aufwandsentschädigungen diese zur Zahlung durch den Kassierer  an, richtet zusammen mit dem Schriftführer, führt und aktualisiert zusammen mit dem Schriftführer eine Mitgliederliste und sorgt für die Erstellung von Formularen und Organisationshilfsmitteln.

b) Der 2. Vorsitzende vertritt den 1. Vorsitzenden im Falle der Verhinderung und übernimmt dessen Aufgaben und Pflichten. In Abstimmung mit dem 1. Vorsitzenden übernimmt er Aufgaben und Verpflichtungen des 1. Vorsitzenden, auch wenn dieser nicht verhindert ist.

c) Der Kassierer  ist für die ordnungsgemäße Buchführung der Einnahmen und Ausgaben des Vereines zuständig; überwacht Eingang und Ausgang von Zahlungen; erstellt die Erhebungen für die Mitgliedsbeiträge; führt und berichtigt den Vermögensbestand und das Inventar unter Berücksichtigung der steuerlichen Vorschriften; überweist Zahlungen nach Freigabe durch den 1. Vorsitzenden, mahnt rechtzeitig  ausstehende Forderungen an und sorgt für deren Eintreibung. Er stimmt halbjährlich das Kassenbuch mit dem geschäftsführenden Vorstand ab.

d) Der Oberturnwart erstellt den Hallenbelegungsplan; koordiniert die sportlichen Aktivitäten; erstellt Spielerpässe und überwacht die Spielstätten. Er arbeitet zusammen mit dem Jugendwart bei der Förderung der Jugendspieler und zusammen mit dem Frauenwart bzw. übernimmt dessen Aufgaben.

e) Der Jugendwart erstellt einen Jugendrahmenplan und erarbeitet Konzepte zur Förderung der Jugend- und Kindertrainings. Er arbeitet mit dem Oberturnwart zusammen und stimmt die Aktivitäten mit dem Sportwart und den übergeordneten Verbänden ab.

f) Der Frauenwart erstellt einen erarbeitet Konzepte zur Förderung der Angebote und Veranstaltungen der Frauenabteilung. Er arbeitet mit dem Oberturnwart zusammen

g) Der Schriftführer führt den Schriftverkehr für den geschäftsführenden Vorstand und für den Vorstand, führt die Protokolle der Vorstandssitzungen, der Ausschüsse und Mitgliederversammlung, sorgt für ordnungsgemäße Veröffentlichung von Einladungen und Verteilung der Protokolle, legt eine Ablage für den gesamten Schriftverkehr des Vereines an, überwacht Termine und macht rechtzeitig darauf aufmerksam; sorgt dafür, dass alle Protokolle der Sitzungen abgelegt werden. Schriftverkehr des geschäftsführenden Vorstandes ist getrennt abzulegen. Einblick in den Schriftverkehr des geschäftsführenden Vorstandes erhalten alle Mitglieder des Vorstandes.    
Alle Veröffentlichungen des Vereins werden vom Schriftführer veranlasst, er ist auch für die Aushänge im Vereinskasten zuständig. In Einzelfällen oder aus Grund eines Vorstandsbeschlusses können diese beiden Aufgaben auf Spartenleiter delegiert werden.

V. Sämtliche Vorstandsmitglieder und Beisitzer arbeiten ehrenamtlich. Auslagen, die im Rahmen der Vorstandsarbeit den Vorstandsmitgliedern entstanden sind, werden gegen Beleg erstattet, hierzu zählen auch Fahrtkosten zu den Vorstands- und Fachausschusssitzungen der Verbände gem. § 3 der Satzung. Auslagen sind vierteljährlich abzurechnen. Die Abrechnung ist spätestens einen Monat nach Quartalsende zusammen mit den Belegen beim 1. Vorsitzenden einzureichen. Ohne Freigabe durch den 1. Vorsitzenden werden keine Zahlungen vom Kassierer geleistet.

VI. Sämtliche finanzielle Verpflichtungen sind entsprechend vom geschäftsführenden Vorstand vorzunehmen. Der Vorsitzende bzw. sein Vertreter sind zur Leistung fälliger Zahlungen bis zu einem Betrag von 200 € berechtigt. Über alle Einnahmen und Ausgaben ist der Vorstand zeitnah zu informieren.

VII. Die Funktionsträger innerhalb des Vorstandes erstellen für ihren Verantwortungsbereich den voraussichtlichen Finanzbedarf (inklusive der Reise- und Übungsleiterkosten) für das folgende Geschäftsjahr und melden diesen dem geschäftsführenden Vorstand bis 4 Wochen vor Beginn des neuen Geschäftsjahres als Grundlage für den Haushaltsplan des neuen Geschäftsjahres.

VIII. Der 1. Vorsitzende hat auf der jeden Jahres statt findenden Mitgliederversammlung einen Rechenschaftsbericht einschließlich des Kassen- und Rechnungswesens schriftlich vorzulegen, ihn und die Vereinspolitik zu erläutern sowie etwaige Bilanzen zu erstellen.

IX. Im Falle der Ab- oder Neuwahl bzw. Abberufung der bestellten Organe haben sie die Geschäfte bis zur Übergabe fortzuführen.

X. Eine Änderung der Geschäftsordnung ist nur durch mehrheitlichen Beschluss des geschäftsführenden Vorstandes möglich. Es entscheiden die anwesenden Mitglieder.

Diese Geschäftsordnung wurde am 18. Mai 2008 beschlossen.